KATA ZLEPŠOVANIE

 

KATA ZLEPŠOVANIE je model procesu ako iteračne dosahovať stanovené výzvy. Slovo Kata symbolizuje návyk potrebný pre zlepšovanie, ktorý sa musí rozvíjať podobne ako pri bojových umeniach (karate) neustálym tréningom a praxou.

Predtým, ako začneme skutočne zlepšovať musíme ZÍSKAŤ DOSTATOČNÚ PERSPEKTÍVU PRE POROZUMENIE SMEROVANIU ZLEPŠOVANIA (Kroky 1,2,3). Vychádzame z vízie spoločnosti, ktorú sa snažíme z vágnej podoby transformovať ľuďom do formy konkrétnej výzvy. Následne musíme pomôcť ľuďom bližšie identifikovať rozdiel medzi súčasným stavom a cieľovým požadovaným stavom. Táto fáza je v praxi často opomenutá, čo vedie k snahe o rýchle riešenia, bez skutočnej zmeny systému. Bez tejto fázy nedokážeme ľudí MOTIVOVAŤ PRE ZLEPŠOVANIE, nakoľko im chýba hlbší zmysel realizovaných aktivít.

Formou pravidelných, denných cieľovo orientovaných drobných aktivít sa snažíme iteračne dosiahnuť cieľový stav (Krok 4). Využívame k tomu známy postup PDCA (Plan – Do – Check – Action), kedy porovnávame to, čo sa stalo, s tým, čo sme si mysleli, že sa stane. Tento spôsob konania a myslenia, založený na porovnávaní hypotézy s reálnym výsledkom, sa označuje aj ako vedecké riešenie problémov.

VEDECKÉ RIEŠENIE PROBLÉMOV

 

Náš mozog je naprogramovaný extrapolovať naše skúsenosti a RÝCHLO SKOČIŤ NA RIEŠENIE. Príčinné vzťahy objasňuje na základe minulých skúseností, podvedomých predsudkov a niekedy aj viery. Tento spôsob myslenia je mimoriadne účinný, ak sa pohybujeme v známom, relatívne stabilnom prostredí.

Pri zlepšovaní však narážame na našu hranicu poznania. VŽDY EXISTUJE BOD, V KTOROM UŽ NEMÁME FAKTY ANI DÁTA A ZAČÍNAME SA DOMNIEVAŤ. Práve sme objavili svoju hranicu poznania. Namiesto polemizovania, nekonečných diskusií by sme mali čestne priznať, že odpoveď nepoznáme. Musíme urobiť experiment, aby sme overili, či sú naše hypotézy správne. Keď sa hypotéza líši od skutočnosti, tak sme objavili niečo nové. Inými slovami, naučili sme sa niečo nové. Preto vždy na základe výsledkov korigujeme svoj nasledujúci krok. Reálny svet nikdy nie je lineárny a preto bez ohľadu na to ako dokonale plánujeme, musíme svoje plány neustále meniť. Týka sa to hlavne komplexných a dynamických systémov.

Aj keď sa nám zdajú predchádzajúce riadky prirodzené, náš mozog nie je od narodenia pripravený na vedecké riešenie problémov. Musíme ho to naučiť, podobne ako sme sa učili bicyklovať, hrať na hudobný nástroj alebo čítať. Rutina, ktorou VYTVÁRAME NÁVYK voláme KATA.

1. POROZUMEJ SMEROVANIU

Ľudia potrebujú ZMYSEL PRE SVOJU PRÁCU, preto začíname so strategickou orientáciou. Je ťažké zostať zainteresovaný, ak nepoznáme zmysel. Samotná podniková vízia väčšinou nie je dostatočne konkrétna pre nasmerovanie denných aktivít zlepšovania. Preto ju musí manažment spoločnosti PRIBLÍŽIŤ ĽUĎOM VO FORME VÝZVY.

 

Výzva sa definuje na podnikovej úrovni, prípadne na úrovni hodnotového toku. Musí zastrešiť aktivity smerujúce k zvýšeniu STRATEGICKÉHO ODLÍŠENIA SPOJENÉHO S LEPŠÍM USPOKOJENÍM ZÁKAZNÍKA.  Väčšinou popisuje niečo, čo nemôžeme dosiahnuť  pri súčasnom systéme a procesoch. Takto nám umožňuje ďalej rásť a rozvíjať sa. Nie je ľahké ju dosiahnuť, ale nie je to ani nedosiahnuteľné.

 

Dobrá výzva je jasná, popisujúca a má formu motivačného motta. Akceptácia výzvy zabezpečí, že zlepšovanie má zameranie a ide jedným smerom.

2. POCHOP SÚČASNÝ STAV

 

Cieľom tohto kroku je hlavne POROZUMIEŤ SÚČASNÉMU STAVU. Nehľadáme preto problémy, plytvania ani námety na zlepšenia. Tie nás budú zaujímať v ďalšom kroku, keď budeme hľadať prekážky, ktoré nám bránia dosiahnuť cieľový stav. Pri analýze súčasného stavu sa snažíme zozbierať najmä DÁTA A FAKTY O PROCESE, ktoré nám umožnia vidieť aj doteraz skryté charakteristiky procesu. Za dáta považujeme hodnoty ukazovateľov, ktoré sa merajú napríklad miera nepodarkovosti. Fakty sú niečo, čo sme namerali a videli ako napríklad Aktuálny výskyt nepodarkov.

Zároveň nie je dobré spoliehať sa len na vyjadrenia ľudí, čo si myslia. Uprednostniť by sme mali najmä pozorovania a merania.

Okrem analýzy výstupných ukazovateľov procesov za minulé časové obdobia sa sústreďujeme na porozumenie vlastností a charakteristík procesu, ktoré ovplyvňujú dosiahnuté výsledky.  

 

3. STANOV NOVÝ CIEĽOVÝ STAV

 

Samotná výzva je určitou formou cieľového stavu. Jej hlavným zmyslom je však motivovať k aktivite smerom k dosiahnutiu dlhodobejších cieľov v horizonte 6 mesiacov až 3 roky.

 

Pre NAŠTARTOVANIE DENNÝCH AKTIVÍT ZLEPŠOVANIA sa snažíme popísať nový cieľový stav, ktorý leží neďaleko za našou hranicou poznania. Ako ďaleko, závisí od miery skúseností zlepšovateľa a teda aj schopnosti reálne si predstaviť nový stav, ktorý môžeme dosiahnuť. Začiatočníci volia časové ohraničenie dosiahnutia cieľového stavu rádovo do týždňa, experti môžu ísť až k hranici 3 mesiacov.

 

Cieľový stav nie je prepísanie numerických hodnôt vlastných cieľov. Reprezentuje úplne novú situáciu v procese, ktorá predtým neexistovala. Ide najmä o zamyslenie, čo potrebujeme vyriešiť, aby sme dosiahli cieľový stav. Ako keby sme sa v čase preniesli do budúcnosti a popisovali PODMIENKY A VLASTNOSTI PROCESU. Okrem požadovaného výsledku procesu popisujeme aj spôsob ako chceme, aby proces fungoval.

 

Akonáhle zadefinujeme cieľový stav, objavia sa v našej mysli prekážky, ktoré bránia dosiahnutiu cieľového stavu. Symbolizujú, že nie je jednoduché dosiahnuť cieľový stav a navádzajú nás na potrebné aktivity k ich prekonaniu.

4. POSTUPUJ K CIEĽOVÉMU STAVU

 

Keď máme zapísaný zoznam prekážok, brániacich dosiahnutiu cieľového stavu, začíname premýšľať ako sa čo NAJRÝCHLEJŠIE DOSTANEME DO CIEĽA. Nemusíme odstrániť úplne všetky prekážky, nakoľko máme obmedzený čas na zlepšovanie. Ako prvú si vyberieme takú prekážku, ktorej prekonanie nás najviac posunie dopredu a pritom nie je príliš náročná.

Keď máme vybranú prekážku, definuje prvý PDCA EXPERIMENT. Jeho tajomstvo je V TÚŽBE PO OBJAVOVANÍ NOVÉHO. Hocičo si myslíme, že bude fungovať, musíme overiť praktickým experimentom. Inak nemá zmysel robiť PDCA. Ak robíme PDCA len formálne, aby sme niečo urobili, bez túžby niečo objaviť alebo spoznať, stále sme v súčasných hraniciach poznania.

Pri plánovaní experimentu jasne definujeme svoje očakávania aj v merateľnom vyjadrení. Po experimente POROVNÁVAME DOSIAHNUTÉ VÝSLEDKY S FORMULOVANOU HYPOTÉZOU. Ak prebiehajú experimenty v krátkom časovom intervale (jeden deň), potom objavíme najrýchlejší a najlacnejší spôsob ako sa čo najrýchlejšie dostať do cieľa. Zároveň sa veľa dozvieme a naučíme o procese.

Netrápime sa plánovaním ďalšieho experimentu, kým nemáme výsledky predchádzajúceho. Každým realizovaným EXPERIMENTOM ZÍSKAVAME NOVÚ PERSPEKTÍVU o riešenom probléme. Vďaka nemu môžeme korigovať svoj nasledujúci krok a celkovo tak upravujeme cestu ako sa dostaneme do cieľového stavu. Táto fáza celkovo prináša najviac nových poznatkov, zlepšení, inovácií a evolučného prispôsobovania postupu.

Ak dosiahneme cieľové podmienky, urobíme sumarizačnú reflexiu postupu a začneme plánovať nový cieľový stav opäť bližšie k definovanej výzve.