Nestaňte sa salónnym manažérom
Videli ste niekedy kriminálku, kde detektív nešiel na miesto činu? V Japonsku sa používa pre označenie miesta činu výraz Gemba. Podobne aj všetci japonskí televízni reportéri sa pravidelne hlásia z Gemby. V Lean voláme miesto, kde sa vytvára hodnota rovnako Gemba. Vo výrobných firmách je to dielňa, v obchode je to predajňa, v logistike sklad a vo vývoji prototypová dielňa.
Pre detektíva je hlavným zmyslom obhliadky miesta činu objektívne poznanie situácie. Umožňuje mu vytvoriť si predstavu o možných podmienkach a príčinách vzniku prešetrovanej situácie. Niekedy sa dokonca objavujú detektívi na mieste činu aj opakovane. Porovnávajú, experimentujú a snažia sa simulovať podmienky v čase trestného činu. Od kvality prevedenia obhliadky závisí úspech celého vyšetrovania. Aj vy alebo Vaši blízki ste boli niekedy obeťou krádeže, podvodu alebo ublíženia na zdraví? Ak následne s Vami policajti spísali len zápisnicu, bez toho aby reálne preskúmali miesto činu, ani nemusím trikrát hádať, ako to dopadlo a či je páchateľ objasnený.
Nedávno som videl v jednej firme celkom „prepracovaný“ systém na sledovanie plnenia úloh. Na jednej strane manažér do počítača naťukal úlohu, pridelil zodpovedného. Na druhej strane riešiteľ zaškrtol políčko, splnené. Aby to bolo dokonalé, tak ako kľúčový indikátor si zaviedli mieru plnenia úloh. Úlohy sa plnili, len firma išla dole vodou. Postupne sa vytratila komunikácia, podriadeným chýbal zmysel úloh a obraz celku, nadriadeným zase spätná väzba.
Ďalším odpozorovaným faktom vo firmách je postupný nárast mítingov rôzneho druhu. Manažéri sa presúvajú z mítingu na míting, z miestnosti do miestnosti. Často vznikajú neplodné diskusie v dôsledku vzájomného vyjasňovania si domnienok, predpokladov a neúplných pohľadov. Namiesto realizácie a doťahovania vecí sa skôr analyzuje, pripravuje, plánuje a niekedy aj nekonečne diskutuje.
Podobnému zblúdeniu sa nevyhol vo svojej kariére kedysi ani Tomáš Baťa. Krátko po založení vlastnej firmy so svojimi súrodencami čelil vážnej hrozbe bankrotu. Príčinou bola jeho naivná snaha dostať sa do „pánskej“ spoločnosti. Namiesto kontaktu so zákazníkmi a spolupracovníkmi, dal na prvé miesto kaviareň a neplodné diskusie s pánmi.
Obrázok: Dáta sú dôležité, ale väčší dôraz dávam na fakty. Taiichi Ohno
Čakanie na reporty z informačného systému, spoliehanie sa viac na ukazovatele ako na realitu a fakty, snaha hľadať riešenia na obrazovke svojho počítača alebo v mítingovej miestnosti sprevádza syndróm salónneho manažéra. Ako veľmi ste vystavený nástrahám:
- zasadačkového sveta, kde vedľa reálneho existuje ešte jeden manažérsky?
- digitálneho sveta, kde vedľa reálneho existuje ešte jeden virtuálny v počítači?
- spoločenského sveta, kde vedľa reálneho sveta existuje ešte jeden svet hierarchií a pofidérnych celebrít?
Poznáte niekoho iného, kto je ohrozený rizikom salónneho manažéra?
Jedným z najúčinnejších spôsobov ako systematicky rozvíjať schopnosť ľudí ostať v kontakte s realitou a faktami, je Gemba walking. Odohráva sa na mieste, kde sa vykonáva práca, kde sa realizuje hodnota. Základným zmyslom je porozumieť problémom, ktorým sú vystavení ľudia vo svojej práci a zjednotiť sa na riešených prioritách. Následne účinne pomôcť jednotlivým tímom v riešení. Nie tým, že by sme priamo riešili problémy, prijímali opatrenia, ale skôr kaučovaním a rozvojom schopností pracovníkov riešiť problémy. Nehľadáme s nimi dokonalé riešenia, ale snažíme sa zlepšiť ich schopnosť vytvárať vyššie hodnoty elimináciou plytvania, variability alebo nezmyselného preťaženia.
Obrázok: Najdôležitejší nástroj pre Gemba walking sú topánky. Ak ich nemáte na nohách, na gembu nechodíte.
Medzi kľúčové princípy Gemba walking patria:
- Go and See – choďte na miesto činu a skúste porozumieť situácií predtým, ako ju začnete riešiť. Úplne ideálne je, ak máte aj možnosť priamo pozorovať prácu. Dosahujú ľudia definované ciele, dodržiavajú stanovené pravidlá? Línioví manažéri by mali chodiť po dielni niekoľko krát denne. Riaditeľ výroby denne a plant manažér aspoň raz za týždeň.
- Ask „What“ and „Why“ – Gemba walk musí byť rozšírená o tímový pohľad a diskusiu. Nie je to odovzdávanie príkazov alebo riešenie problémov. Aby sme správne porozumeli viac počúvame a pýtame sa, ako hovoríme. Ak už hovoríme, snažíme sa ľuďom hlavne priblížiť chýbajúce súvislosti, ktoré máme vďaka svojmu postaveniu. Ľudia tak lepšie porozumejú, prečo je ich práca dôležitá, aký má zmysel. Rovnako sa snažíme zistiť, čím sú ľudia vo svojej práci obmedzovaní. Aké prekážky im bránia dosahovať stanovené ciele? Celkovo to prináša rýchlejší konsenzus ohľadom priorít medzi manažérskym pohľadom a pohľadom ľudí z procesov.
- Show respect – Pozor gemba walk nie je o identifikácií chýb ľudí! Zároveň to nie je miesto, kde môžeme trestať. Ak to tak robíme, ľudia prestanú byť otvorení, rastie odpor k zmenám. Musí tam byť vzájomný rešpekt. Správna aplikácia vyžaduje zvýšenú dôveru v ľudí, že sú schopní vyriešiť pomenované problémy. Namiesto okamžitého prijímania opatrení skôr kaučujete ľudí. Tým zvyšujete aj mieru vlastníctva problému a zodpovednosti za dosiahnutie výsledkov u ľudí. Vyžaduje to dostatočnú mieru ľudskosti a trpezlivosti.
Inšpiratívny príklad: Predstavte si vizitu v nemocnici. Konzílium lekárov denne postupne prechádza nemocničnú izbu za izbou. Zastavujú sa u každého pacienta. Ošetrujúci lekár krátko popíše situáciu pacienta, prichádza rad kontrolných otázok. Následne diskusia ohľadom ďalšej liečby. Popremýšľajte, aké to má výhody pre pacienta, ošetrujúceho lekára, ostatný zdravotnícky personál a primára. Čo konkrétne by ste zmenili na základe tohto príkladu vo svojej práci?
Obrázok: Vizita z filmu Chyťte doktora.
Výsledkom aplikácie Gemba walking bývajú lepšie rozhodnutia a rýchlejšie dosahovanie strategických cieľov vďaka pochopeniu zmyslu realizovaných aktivít a zlepšeniu schopnosti ľudí riešiť kľúčové problémy.
© 2017